دوره مسئولین دفاتر

مسئولین دفاتر

مسئول دفتر زیر نظر مدیر یک مجموعه انجام‌ وظیفه می‌کند و مسئولیت هماهنگی تمامی برنامه‌های مدیرعامل را بر عهده دارد همانطور که می دانیم یک مسئول دفتر خوب، اگر به‌ درستی مورد استفاده قرار گیرد عامل مهمی در افزایش بهره‌ وری مدیران پرمشغله است. با توجه به اهمیت بسیار زیاد روابط عمومی در علوم مختلف در دنیای امروز خصوصا علم بازاریابی، شغل مسئول دفتر، به یک لزوم برای شرکت ها و سازمان های خصوصی و دولتی تبدیل شده است و داشتن دانش، مهارت و آگاهی از کلیه استانداردهای آموزشی این شغل به یک امر بدیهی تبدیل شده است

از این رو موسسه آموزش عالی آرمان برای اولین بار در ایران اقدام به برنامه ریزی و تدوین دوره آموزش عالی مسئولین دفاتر نموده است. این دوره در جهت ارتقاء دانش و تسهیل در انجام امور جاری و بهبود کار و کارایی بهتر در امور محوله مسئولین محترم دفاتر برگزار می گردد. بدیهی است که این امر نقش مهمی در ارتقاء عملکرد مدیران و کمک به بهروری بیشتر در مجموعه مدیریتی خواهد داشت .

مسئول دفتر دارای یک سری وظایف تعریف شده  می‌باشد که به‌صورت مختصر به چند مورد از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

مسئولین دفتر موظف‌اند که کلیه نامه‌های ورودی و خروجی از شرکت را در دفتر اندیکاتور ثبت و ضمیمه‌های آن را کنترل نموده و سپس بایگانی نماید. همچنین وظیفه‌ی دریافت اوراق، گزارشات و مکاتبات تایپ‌شده، را به امضا رساند. از وظایف دیگر می‌توان به هماهنگ کردن برنامه‌های مدیرعامل، جلسات و قرار‌های ملاقات، پیگیری نامه‌های ارسالی تا مقصد، هماهنگی و رساندن تمامی اوامر صادره از مدیرعامل به‌تمامی مدیران و پرسنل و ارسال مکاتبات صادره شرکت به واحدها، مؤسسات و ادارات مربوطه اشاره کرد.

مسئولیت‌های دیگر مسئولین دفتر


از دیگر مسئولیت‌های آنان می‌توان به نظارت بر صورت‌جلسات و مصوبات كمیته‌های مدیران شركت، همكاری در شکل‌گیری و تبدیل آرمان و خط‌مشی سازمان به برنامه‌های عملیاتی و استراتژیك شركت، حضور به‌موقع و مرتب و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط كار، كمك به توسعه و انتقال مهارت‌ها و آموزش‌های احرازشده به سایر پرسنل مرتبط، حفظ و استفاده بهینه از وسایل، تجهیزات و تسهیلات تحت اختیار از سوی شركت، همكاری و كمك به سایر كاركنان در رابطه با دسترسی به اهداف مشترك سازمان و پرسنلی شركت، همكاری در انجام كلیه وظایف و مسئولیت‌هایی كه در روش‌های اجرایی سیستم تضمین كیفیت اشاره کرد.


ویژگی‌های مسئول دفتر

ویژگی‌هایی همچون نرمی در گفتار، صبر و شکیبایی، مسئولیت‌پذیری، تسلط بر شیوه‌های ارتباطی، قدرت کلام، پیگیر بودن و اعتمادبه‌نفس بالا ازجمله موضوعات قابل تمرین و یادگیری است که برای این حرفه ضروری می‌باشد. نگاه غلط حاکم بر برخی از سازمان‌ها که منشی یا مسئول دفتر را به‌عنوان پاسخگوی تلفن در نظر می‌گیرند، نگاهی مخرب و در بلندمدت زیان‌آور است. مسئولین دفاتر اولین نقطه تماس اشخاص با سازمان‌ها هستند، شیوه برخورد، تعامل آن‌ها با افراد بیرون سازمان تا حد بسیار زیادی بر شکل‌گیری تصویری شایسته از سازمان شما بر ذهن دیگران مؤثراست. هدف از برگزاری این دوره‌ آموزش مسئولین دفاتر پرورش افرادی است که بتوانند به‌عنوان مسئول دفتر، به کار و فعالیت در محیط‌های اداری و تجاری مشغول شوند. شرکت‌کنندگان در این دوره با اصول و تکنیک‌های روابط عمومی آشنا می‌شوند و در ضمن شیوه‌های ارتباطی نیز آشنایی کامل پیدا می‌کنند.

بی‌شک یک مسئول دفتر حرفه‌ای نقش مهمی در افزایش بهره‌‌وری مدیران پرمشغله دارد. لذا با توجه به اهمیت بسیار بالای روابط عمومی و همچنین توانایی‌های فردی موردنیاز این شغل، لزوم به آموزش و به‌روزرسانی افراد شاغل در این جایگاه شغلی همیشه احساس می‌شود. ازاین‌رو مؤسسه آموزش عالی آرمان اقدام به برگزاری دوره‌ای تحت عنوان مسئولین دفاتر به مدت ۱۶ ساعت در ایام آخر هفته (پنج‌شنبه و جمعه) برآمده است. این دوره در جهت ارتقاء دانش و تسهیل در انجام امور جاری و بهبود کار و کارایی بهتر در امور محوله مسئولین محترم دفاتر برگزار می‌گردد. 

بدیهی است که این امر نقش مهمی در ارتقاء عملکرد مدیران و کمک به بهره‌وری بیشتر در مجموعه مدیریتی خواهد داشت. خاطرنشان می‌شود در انتهای دوره گواهینامه مورد تائید و ممهور به مهر وزارت علوم تحقیقات و فناوری که به‌منزله دانش و توانایی بالای افراد در این حوزه می‌باشد اعطاء می‌گردد.

  • آشنایی با شرح وظایف و مسئولیت های مسئول دفتر
  • آیین نگارش و مکاتبات اداری و آشنایی با اصلاحات و عبارات مورد استفاده در آن
  • چگونگی تنظیم قرار ملاقات با مدیران
  • تنظیم صورتجلسات و نحوه گزارش نویسی
  • ارتقای مهارت های ارتباطی و فنون مذاکره در ارتباطات
  • آشنایی با دبیرخانه اصول بایگانی و مدیریت اسناد

دوره های مرتبط